Un servizio di conservazione sostitutiva (come indicato da Savino Solution) o digitale ha l’obiettivo di dematerializzare e digitalizzare sia i processi che i documenti di un’azienda, di fatti è in grado di porre una soluzione su tutti i fronti, ovvero quello organizzativo, quello operativo, quello tecnologico, quelli normativo e legislativo.

Dunque è necessario chiarire l’errata concezione della digitalizzazione e conservazione documentale, che in maniera diffusa viene concepita come l’archiviazione di un documento in formato pdf, archiviato con una specifica marca temporale.

Questa imprecisione si basa sulla non comprensione della multiformità e della pervasività di ogni documento informatico, inserito nelle dinamiche del business di un’azienda, che viene documentata sotto diverse forme, inoltre, tale materiale viene contenuto in “ambienti” differenti e gestito differentemente in base alla fruibilità degli oggetti, alla loro sicurezza e ai valori di integrità, univocità, conservazione nel tempo e non solo.

L’applicazione della dematerializzazione dei flussi informativi, gestiti mediante record, avviene sia sul lato dei documenti, ovvero i contenitori di informazioni, sia sul lato dei processi. Questa soluzione è inevitabile, soprattutto è utile per migliorare il business ed essere conformi alla normativa vigente.

Insomma, il nocciolo della questione è la reingegnerizzazione di tutte le attività aziendali, che devono essere ripensate, in chiave digitale. Un adeguamento, questo, che richiede tempo, che solitamente manca, e rappresenta un cambio culturale, che incontra diverse difficoltà di attuazione, ma che necessariamente bisogna per continuare a esistere in quanto azienda.

Una spinta positiva quella della digitalizzazione, che richiede un’analisi aziendale necessaria per focalizzare gli obiettivi di tale processo e comprendere quali metodi di gestione devono essere essi in atto. Perché digitalizzare non vuol dire installare un software e non intervenire sulle procedure, ma richiede un cambiamento mirato a sfruttare tutte le potenzialità della nuova tecnologia.

L’importanza della dematerializzazione dei processi, prima ancora che dei singoli documenti, porta a una serie di vantaggi, in grado di rendere più efficaci ed efficienti le operazioni aziendali, partendo da un importante presupposto che ritiene che sia il software ad adeguarsi alle esigenze aziendali e non viceversa.

L’automazione organizzativa è complessa, ma necessaria, perché velocizza tutte quelle fasi legate alla revisione e alla riprogettazione dei modelli aziendali, nei quali individuare le misurare di miglioramento necessarie al business.

Utilizzare in maniera appropriata la tecnologia e la multicanalità delle informazioni è il prossimo passo verso una maggiore competizione dell’impresa nell’ambito del suo mercato di riferimento, grazie alla migliore efficacia operativa.

Gli ambiti organizzativi devono essere riprogettati tenendo in considerazione i tre punti basilari della dematerializzazione, che sono:

• informazioni: ovvero dato / metadato;
• conoscenza e competenza;
• processi e automazione.

Alla base di tutto c’è il processo, all’interno del quale si manifesta la relazione tra interpretazione e azione, che può avvenire sulla base di un Know How portato avanti dalle persone, che rappresentano il valore aggiunto di un’azienda.

Per fare in modo che ogni elemento venga agevolato con l’uso della tecnologia è necessario ascoltare le esigenze delle persone che costituiscono i vari reparti, per rilevare i vari componenti che possono facilitare l’accesso e la disponibilità delle informazioni.

In generale digitalizzare vuol dire trasformare un documento, che viene gestito in maniera analogica, in un documento digitale, che viene appunto gestito in maniera virtuale. Per esempio, si parla di digitalizzazione quando si scansiona un documento, oppure quando un processo solitamente svolto in maniera manuale viene riattuato con strumenti digitali e metodologie digitali.

Ma non è solo questo… perché quando si tratta di dematerializzare a norma, vuol dire digitalizzare documenti e processi seguendo delle precise regole, che rispettano la normativa vigente, dunque non vuol dire semplicemente eliminare la carta.

La dematerializzazione a norma permette di produrre nativamente dei documenti informatici, che possono avere valore probatorio e garanzie legali.