Ormai, quasi tutti i documenti possono essere scambiati e inviati in modalità telematica: perché doversi spostare, soprattutto quando è difficoltoso o addirittura impossibile, se possiamo sfruttare i mezzi tecnologici per una buona causa? La necessità di firmare documenti in maniera digitale ci spinge sempre di più verso una consapevolezza delle leggi che regolamentano questa prassi: per poter rendere ufficiale un documento, non incappare in sanzioni o anche solo per cultura generale, bisogna far riferimento alle cosiddette linee guida AgID. In questo articolo vi spiegheremo tutti i dettagli della firma digitale, cosa significa e da chi viene usata, e soprattutto in che modo potrete usufruire di queste importanti linee guida internazionali.
Firme digitali: di cosa si tratta?
I documenti, quando vengono spediti e ricevuti in modalità telematica, devono avere una garanzia di autenticità. I documenti informatici vengono regolamentati dall’articolo 2702 del Codice Civile, che prevede che essi siano considerabili ufficiali con apposita firma digitale quando soddisfa le linee guida, appunto, dell’AgID. Con queste parole il codice civile ci informa di due cose importanti: innanzitutto, che anche i documenti informatici possono avere una valenza legale di autenticità pari a quelli cartacei, e poi che per rendere ufficiale questa firma digitale ci sono dei criteri da rispettare.
Linee guida AgID 2022: di cosa si tratta?
A partire dal primo gennaio 2022, sono uscite le nuove linee guida AgID per la conservazione dei documenti informatici. Esse permettono la conservazione del documento, ovvero ne garantiscono una integrità e disponibilità nel tempo, prerogative per la validità dei documenti anche e soprattutto a lungo termine. Ovviamente, non nascondiamo che conoscere a menadito le linee guida e soprattutto comprenderle in maniera semplice ed efficace non è per niente facile. In questo paragrafo vi diamo solo uno scorcio sull’argomento.
Le principali novità delle Linee Guida AgID 2022 prevedono:
- nuovi metadati: ovvero, sarebbe nevessario generare dei metadati associati al documento digitale al momento della sua formazione. I metadati sono da 5 a 18 e vengono di fatto associati ai documenti per garantire la reperibilità e la conservazione a lungo termine.
- nuovi ruoli per il conservatore: il responsabile della conservazione del documento si assume questo incarico durante tutto il ciclo vitale del documento, soprattutto nell’ottica di distinguerlo dal conservatore esterno.
- nuova gestione e conservazione dei documenti: servono nuove tecnologie, adottate da aziende specializzate nella gestione dei documenti digitali, per far fronte a tutta la nuova mole di metadati e la mappatura dei documenti.
Come rispettare le linee guida AgID per i documenti digitali?
Come abbiamo visto finora, la gestione della conservazione del documento digitale non è per nulla semplice ed è lo scoglio principale del processo. Poiché, a dispetto della validità assumibile dalla firma digitale in vari contesti, se a questa non viene anche affiancato un processo di apposizione di una marca temporale e la corretta associazione dei metadati, la firma ce la possiamo anche scordare: non avrà più validità dopo la scadenza. A tal proposito, non vogliamo lasciarvi soli e spauriti di fronte a questo enorme processo di responsabilità: per quanto riguarda le linee guida agid per firma digitale, cliccate sul link e troverete tutte le informazioni necessarie. Potrete anche compilare un semplice form per ottenere una consulenza per firma digitale e gestione dei vostri documenti digitali.
